As escolas são um espaço de aprendizado e troca de experiências, mas também são uma prestadora de serviços a quem estuda e paga as mensalidades. Com isso, na perspectiva da gestão escolar, surgem problemas com a inadimplência.

No Brasil, atualmente, de acordo com dados divulgados pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC), em uma pesquisa realizada em parceria com a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), o número de brasileiros endividados chega a 63,6 milhões de pessoas. Para ter noção do que isso significa, essa quantidade equivale à população de vários países do mundo, como a Itália.

Em meio a esse cenário, as escolas precisam adotar medidas para garantir o pagamento em dia e também facilitar a lembrança de que as mensalidades não estão pagas. Na correria das atribulações, dividindo o tempo entre família, trabalho, esporte e lazer, os pais podem acabar se esquecendo de quitar os boletos e se tornarem inadimplentes sem nem saber.

Nesse sentido, preparamos este artigo com dicas de como acabar com a inadimplência. Confira!

Como funciona o processo contra a inadimplência?

Antes de tudo, é preciso lembrar que o aluno inadimplente não pode, de forma alguma, receber qualquer tratamento diferenciado dentro ou fora da sala de aula. Afinal, os direitos dele são os mesmos dos alunos que estão em dia com as mensalidades. Vale reforçar que não se pode ameaçar ou até mesmo impedi-lo de assistir a qualquer aula, suspender provas ou reter documentos escolares.

Dito isso, é válido ressaltar que, para lidar com a inadimplência, é preciso que o gestor educacional atue em duas perspectivas. A primeira se refere à prevenção: é necessário evitar que o cliente se torne inadimplente, assim como deve-se conhecê-lo a fundo para saber como ele costuma se comportar em relação aos pagamentos e até mesmo se o poder aquisitivo dele permitirá arcar com as mensalidades.

A segunda perspectiva de combate à inadimplência se relaciona com a cobrança: é necessário praticar formas saudáveis de recordar ao responsável pelo aluno que os pagamentos não estão em dia.

Quais são as dicas para lidar com a inadimplência na escola?

1. Conheça bem o responsável pelo pagamento

A escola é uma prestadora de serviços — portanto, é um negócio. A inadimplência só costuma ocorrer quando a empresa não conhece bem o cliente para o qual presta algum serviço. Quando um novo aluno começar os estudos, é necessário fazer um cadastro preciso e solicitar informações completas, como dados financeiros, local e tempo de trabalho, pedir referências pessoais e solicitar cópias dos documentos dos pais ou responsáveis.

Com tudo em mãos, a escola deve fazer uma pesquisa junto aos órgãos de proteção ao crédito e tentar levantar possíveis históricos de inadimplência do cliente.

2. Exija que o contrato de matrícula seja assinado por duas pessoas

Fazendo com que o contrato tenha dois assinantes, a responsabilidade pelo pagamento passar a ser de mais de uma pessoa.

3. Insira letras de câmbio no contrato

Insira uma cláusula específica no contrato afirmando que a escola pode emitir um título contra o contratante, exigindo que ele pague mensalidades devidas. Com isso, o contratante poderá sofrer protesto.

4. Contrate seguros educacionais

A escola pode utilizar do serviço e inserir o valor na própria mensalidade, ou ofertá-lo como opcional aos pais. Com o seguro, em situações como desemprego, incapacidade monetária, invalidez e falecimento, as mensalidades são pagas pela seguradora, de acordo com a cobertura adotada.

5. Envie cartas de cobrança

Em tom amigável, a escola pode enviar cartas aos devedores, destacando a importância de manter as mensalidades em dia para o bom funcionamento da escola e também recordando quais mensalidades estão atrasadas. O procedimento deve ser automático a partir de duas mensalidades não pagas.

6. Mande e-mails

Também em tom amigável, a escola pode enviar e-mails aos responsáveis pelo pagamento, lembrando da mensalidade não paga e, se possível, reenviando o boleto para pagamento. O procedimento pode ser adotado todos os meses, dez dias após o vencimento.

7. Envie SMS

Com o uso constante do celular, as instituições de ensino também podem enviar, a cada mensalidade não paga, um aviso aos pais sobre a inadimplência na escola. A ação também pode ser automática, dez dias após o vencimento.

Em todos os contatos de cobrança, é preciso informar que, em caso de o valor já ter sido pago, o aviso deve ser desconsiderado. Aliando as práticas de prevenção e de cobrança, a escola poderá diminuir a inadimplência e gerir melhor a instituição.

8. Use premiações para bons pagadores

Todos nós sabemos que poucas coisas na vida são mais gratificantes do que ter nossas boas atitudes reconhecidas. Nesse sentido, é interessante que você premie aqueles bons pagadores, que sempre estão com as contas em dia.

Aqui, vale quase tudo. Descontos na mensalidade, brindes, abatimento no preço de aulas em campo, métodos alternativos de pagamento etc.

9. Renegocie a dívida sempre que possível

É claro que você deseja receber o valor integral daquilo que lhe é devido. Contudo, muitas são as adversidades que podem ocorrer na vida de uma pessoa. Talvez o desejo dela seja o de pagar, mas alguns empecilhos dificultam isso.

Desse modo, sempre que possível, busque renegociar a dívida. Assim, você ajuda o seu cliente, fazendo com que ele continue na sua escola. Além disso, ele certamente será eternamente grato à sua instituição, recomendando-a para amigos e familiares.

Qual é a importância de utilizar um software no controle de inadimplência?

Como vimos no tópico anterior, são muitas as dicas para um melhor controle de inadimplência na escola. Entretanto, dificilmente alguma vai ser melhor do que contar com um bom software de controle de inadimplência.

Afinal, mesmo que a sua escola não seja das maiores, certamente ela ainda tem muitos alunos. Sendo assim, aproveitar que estamos no século XXI e usar uma ferramenta tecnológica colocará a sua instituição à frente de muitas outras, pois haverá um ganho de produtividade em praticamente todos os setores.

Nesse sentido, a seguir, mostraremos como um software de controle de inadimplência será benéfico para sua escola!

Centraliza as informações

Esse, sem dúvida, é um dos aspectos mais relevantes. Imagine que você, dentro da sua casa, deixa livros espalhados pelos mais diversos cômodos (quartos, sala de jantar, sala de estar, cozinha, varanda etc.). Vai ser bastante difícil encontrar o título que deseja, não é verdade?

No caso anterior, seria muito mais fácil se todos esses materiais estivessem em um mesmo cômodo. O mesmo acontece com as informações dos pais: com tudo centralizado, o acesso a esses dados fica muito mais facilitado, otimizando o tempo e aumentando a eficiência da sua instituição.

Facilita a identificação de padrões

Com todas as informações sobre o pagamento identificadas e armazenadas em um único local, fica muito mais fácil perceber padrões. Mas o que isso significa?

Será possível observar, por exemplo, que em determinado período do mês os pagamentos costumam atrasar. Nesse caso, a solução talvez seja alterar essa data para outra que tenha menor índice de inadimplência.

Outro exemplo pode ser a forma de pagamento. Você pode observar se determinado tipo de pagamento gera mais inadimplência do que outro. Aqui, a solução passa por apresentar aos pais formas alternativas de realizar tal procedimento.

Permite a comunicação automatizada com os pais

Com um software, a comunicação com os pais antes e depois do inadimplemento será muito mais fácil. O sistema automaticamente poderá entrar em contato com eles, alertando, por exemplo, que a data para o pagamento da mensalidade se aproxima, ou que ela já venceu.

Neste artigo, vimos algumas dicas importantes sobre como acabar com a inadimplência nas escolas. Ao fim do texto, ainda analisamos a relevância de ter um software para auxiliar nesse processo. Colocando em prática o que foi dito, certamente sua escola não terá mais esse tipo de problema!

Gostou de saber como acabar com a inadimplência? Entendeu a importância de contar com um software para esse processo? Então, entre em contato conosco!